Đơn khởi kiện hành chính có thể nộp theo ba cách: nộp trực tiếp tại toà, gửi qua dịch vụ bưu chính, hoặc gửi trực tuyến qua cổng thông tin điện tử của toà án nếu toà đó đã triển khai; ngày khởi kiện được tính khác nhau tuỳ cách nộp. Với người còn sát hạn thời hiệu, chọn cách nộp nào và giữ giấy tờ gì để chứng minh ngày nộp có khi quyết định việc đơn có được thụ lý hay không.
Bài này so sánh ba cách, chỉ ra cách tính ngày khởi kiện theo từng cách, những giấy tờ nhất định phải giữ, và việc cần làm ngay sau khi nộp để không bỏ lỡ thông báo của toà. Bài không bàn chuyện khi nào được kiện hay thời hiệu bao lâu; những nội dung đó nằm ở danh mục khác của trang. Ở đây, giả định bạn đã có đơn hoàn chỉnh và bộ tài liệu đánh số, chỉ còn khâu đưa hồ sơ tới tay toà một cách chắc chắn.
So sánh ba cách nộp đơn
Mỗi cách có lợi thế riêng. Bảng dưới tóm tắt để bạn chọn theo hoàn cảnh; chi tiết cách tính ngày khởi kiện nằm ở mục tiếp theo.
| Cách nộp | Phù hợp khi | Giấy tờ cần giữ | Điểm cần lưu ý |
|---|---|---|---|
| Trực tiếp tại toà | Ở gần toà, muốn được kiểm tra đơn ngay, hồ sơ nhiều bản gốc cần đối chiếu | Giấy xác nhận đã nhận đơn của toà | Đi trong giờ hành chính, mang bản chính để đối chiếu |
| Qua bưu chính | Ở xa, không đi lại được, hoặc sát hạn mà toà đã nghỉ | Biên lai gửi, phong bì có dấu ngày, mã vận đơn | Gửi bảo đảm hoặc chuyển phát có theo dõi, giữ bản sao toàn bộ hồ sơ |
| Trực tuyến | Toà đã triển khai nhận đơn điện tử, bạn có tài khoản và chữ ký số hoặc cách xác thực theo hướng dẫn | Thông báo nhận đơn điện tử, ảnh chụp màn hình xác nhận | Tài liệu phải quét rõ, có thể phải nộp bản giấy đối chiếu sau |
Không có cách nào "ưu tiên" hơn về mặt pháp lý. Đơn nộp đúng, đủ theo cách nào cũng được xem xét như nhau. Cách bạn chọn chỉ ảnh hưởng đến tốc độ, chi phí đi lại và cách chứng minh ngày nộp.
Ngày khởi kiện được tính thế nào theo từng cách
Nộp trực tiếp. Ngày khởi kiện là ngày bạn nộp đơn tại toà. Toà cấp giấy xác nhận đã nhận đơn; kiểm tra ngày ghi trên giấy trước khi rời đi.
Gửi qua bưu chính. Ngày khởi kiện là ngày tổ chức dịch vụ bưu chính nơi gửi đóng dấu trên phong bì. Nếu không xác định được ngày theo dấu, ngày khởi kiện là ngày bạn gửi đơn tại bưu chính, và bạn phải chứng minh ngày đó bằng biên lai hoặc thông tin vận đơn. Vì vậy, đừng bỏ biên lai.
Gửi trực tuyến. Ngày khởi kiện là ngày bạn gửi đơn qua cổng thông tin điện tử của toà, được ghi nhận trên hệ thống. Chụp lại màn hình xác nhận và giữ thư thông báo do hệ thống gửi.
Khi toà chuyển đơn. Nếu đơn được chuyển từ toà không có thẩm quyền sang toà có thẩm quyền, ngày khởi kiện thường vẫn tính theo lần nộp đầu tiên. Giữ toàn bộ giấy tờ của lần nộp đầu để đối chiếu khi cần.
Nộp trực tiếp: các bước tại bộ phận nhận đơn
Nộp trực tiếp cho phép bạn được kiểm tra sơ bộ ngay. Một buổi nộp đơn thường diễn ra theo các bước sau:
- Chuẩn bị đơn đã ký, bản sao tài liệu đánh số theo danh mục, bản chính để đối chiếu, giấy tờ tuỳ thân và văn bản uỷ quyền nếu nộp thay.
- Đến bộ phận tiếp nhận đơn của toà trong giờ làm việc; nhiều toà có quầy riêng cho đơn khởi kiện.
- Cán bộ kiểm tra hình thức: đơn có đủ nội dung chính không, có chữ ký không, tài liệu có khớp danh mục không. Nếu thiếu sót nhỏ, bạn có thể được hướng dẫn sửa ngay.
- Nhận giấy xác nhận đã nhận đơn, ghi ngày nộp. Kiểm tra tên, ngày, danh mục tài liệu ghi trên giấy.
- Hỏi cán bộ về thời gian dự kiến nhận thông báo tiếp theo và cách toà liên lạc với bạn.
Việc cán bộ nhận đơn không có nghĩa là vụ án đã được thụ lý. Sau khi nhận đơn, thẩm phán được phân công sẽ xem xét và ra một trong các quyết định như yêu cầu sửa, đổi, bổ sung đơn, thụ lý nếu đủ điều kiện, chuyển đơn, hay trả lại đơn.
Gửi qua bưu chính: gói hồ sơ sao cho an toàn
Gửi bằng dịch vụ có theo dõi như bưu phẩm bảo đảm hoặc chuyển phát nhanh có mã vận đơn, ghi rõ tên toà, địa chỉ và bộ phận nhận đơn khởi kiện. Trong phong bì, đặt đơn lên trên, danh mục tài liệu, rồi tài liệu xếp theo số thứ tự. Nên kèm một tờ ghi địa chỉ nhận thư và số điện thoại để toà liên lạc.
Giữ lại một bộ hồ sơ giống hệt bộ đã gửi, cùng biên lai, ảnh chụp phong bì trước khi dán và mã vận đơn. Sau vài ngày, tra trạng thái vận đơn để biết toà đã nhận chưa. Nếu quá lâu không có thông báo nhận đơn, gọi hoặc đến toà hỏi, mang theo biên lai.
Với người sát hạn thời hiệu, gửi bưu chính có ưu điểm là ngày khởi kiện tính theo dấu bưu chính nơi gửi, không phải ngày toà nhận. Tuy vậy, đừng để đến ngày cuối cùng; một sự cố đơn giản như bưu cục đóng cửa sớm cũng đủ làm lỡ.
Gửi trực tuyến: những chỗ hay vướng
Toà án nhân dân đã triển khai dịch vụ nhận đơn và tài liệu bằng phương tiện điện tử ở nhiều nơi, nhưng mức độ triển khai, cách đăng ký tài khoản và yêu cầu xác thực có thể khác nhau giữa các toà. Trước khi dùng, hãy đọc hướng dẫn trên trang của toà nơi bạn định nộp, hoặc hỏi bộ phận nhận đơn xem toà đó có nhận đơn khởi kiện hành chính trực tuyến không.
Tài liệu tải lên phải quét rõ, đủ trang, đặt tên tệp theo số thứ tự trong danh mục. Nhiều hệ thống giới hạn dung lượng tệp, nên cần quét ở độ phân giải vừa phải. Sau khi gửi, giữ thông báo xác nhận của hệ thống, vì đây là bằng chứng ngày khởi kiện.
Toà có thể yêu cầu bạn nộp bản giấy hoặc mang bản chính đến đối chiếu sau khi nhận đơn điện tử. Đừng coi việc gửi trực tuyến là xong hẳn; theo dõi hộp thư điện tử và tài khoản trên hệ thống thường xuyên, vì thông báo của toà có thể gửi qua đó.
Nộp đơn khi đang ở xa, ở nước ngoài hoặc đang nằm viện
Người đang làm việc ở tỉnh khác, đang ở nước ngoài hay đang điều trị dài ngày vẫn có thể khởi kiện. Cách đơn giản nhất là ký đơn rồi gửi qua bưu chính, hoặc nhờ người thân mang nộp trực tiếp. Người thân chỉ nộp hộ thì không cần giấy uỷ quyền tham gia tố tụng, nhưng nên mang theo bản sao giấy tờ tuỳ thân của bạn và giấy viết tay nhờ nộp để cán bộ nhận đơn yên tâm.
Nếu bạn muốn người khác thay mình theo đuổi cả vụ án, cần lập văn bản uỷ quyền có công chứng hoặc chứng thực. Người ở nước ngoài có thể làm thủ tục này tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước sở tại, hoặc lập theo pháp luật nước đó rồi hợp pháp hoá lãnh sự theo quy định.
Người đang nằm viện có thể bị lỡ thời hiệu vì lý do sức khoẻ. Trong trường hợp này, giữ giấy ra viện, bệnh án tóm tắt và xác nhận của cơ sở y tế; nếu đơn bị xem là quá hạn, các giấy tờ này giúp chứng minh trở ngại khách quan. Tuy vậy, cách an toàn nhất vẫn là nhờ người thân gửi đơn sớm, kể cả khi hồ sơ chưa thật đầy đủ.
Những sai sót hay gặp khi nộp đơn
Ngoài nội dung đơn, khâu nộp cũng có những lỗi riêng. Danh sách dưới gom các lỗi khiến người khởi kiện mất thời gian hoặc gặp rủi ro về ngày khởi kiện:
- Gửi thư thường không có mã theo dõi, sau đó không chứng minh được đã gửi lúc nào.
- Vứt biên lai bưu chính sau khi gửi, vì nghĩ toà nhận là xong.
- Nộp đơn chưa ký, hoặc người đại diện doanh nghiệp ký mà quên đóng dấu theo quy định của doanh nghiệp.
- Ghi địa chỉ liên lạc là nơi ít khi có người ở, dẫn tới không nhận được thông báo sửa đơn.
- Gửi trực tuyến nhưng không chụp lại màn hình xác nhận, rồi hệ thống gặp sự cố không hiển thị lịch sử.
- Để đến ngày cuối của thời hiệu mới đi nộp, gặp ngày nghỉ hoặc sự cố là lỡ.
Mỗi lỗi trên đều nhỏ và dễ tránh. Dành thêm mười phút kiểm tra trước khi rời quầy hay bưu cục là đủ.
Sau khi nộp: ba việc cần làm ngay
Việc thứ nhất là lập một sổ theo dõi, giấy hay trên điện thoại đều được, ghi ngày nộp, cách nộp, tên toà, mã hồ sơ nếu có, và các mốc tiếp theo. Mỗi khi nhận thông báo của toà, ghi ngày nhận và thời hạn phải trả lời. Thông báo yêu cầu sửa, đổi đơn hay nộp tạm ứng án phí đều có thời hạn ngắn; lỡ hạn có thể làm đơn bị trả lại.
Việc thứ hai là bảo đảm toà liên lạc được với bạn. Nếu thay đổi chỗ ở, số điện thoại hay thư điện tử trong thời gian chờ, báo ngay cho toà bằng văn bản. Văn bản tố tụng gửi đến địa chỉ cũ mà bạn không nhận được vẫn có thể được coi là đã tống đạt hợp lệ trong một số trường hợp.
Việc thứ ba là chuẩn bị cho bước kế tiếp. Trong lúc chờ, bạn có thể tiếp tục thu thập những tài liệu còn thiếu, đề nghị cơ quan cung cấp hồ sơ, sắp xếp lại các chứng cứ thiệt hại. Khi toà gọi, bạn đã sẵn sàng thay vì mất thêm thời gian xin gia hạn.
Câu hỏi thường gặp
Nộp đơn qua bưu điện thì ngày khởi kiện là ngày nào?
Là ngày bưu chính nơi gửi đóng dấu trên phong bì. Nếu không xác định được dấu ngày, ngày khởi kiện là ngày bạn gửi đơn tại bưu chính và bạn cần chứng minh bằng biên lai hoặc thông tin vận đơn, nên phải giữ lại các giấy tờ này cẩn thận.
Toà nhận đơn rồi có nghĩa là vụ án đã được thụ lý chưa?
Chưa. Nhận đơn mới là bước tiếp nhận. Sau đó thẩm phán được phân công xem xét đơn và quyết định yêu cầu sửa, đổi, bổ sung, thụ lý, chuyển đơn hay trả lại đơn. Vụ án chỉ được thụ lý khi đủ điều kiện và người khởi kiện đã nộp tạm ứng án phí, trừ trường hợp được miễn.
Có thể nộp đơn kiện hành chính qua mạng ở mọi toà không?
Mức độ triển khai nhận đơn trực tuyến có thể khác nhau giữa các toà. Trước khi dùng, bạn nên đọc hướng dẫn trên trang của toà nơi định nộp hoặc hỏi bộ phận nhận đơn, để biết toà có nhận đơn hành chính trực tuyến và cần xác thực bằng cách nào.
Người khác có nộp đơn thay mình được không?
Được, người nộp thay chỉ làm việc giao nhận đơn đã có chữ ký của bạn. Nếu người đó đứng ra khởi kiện và tham gia tố tụng thay bạn, phải có văn bản uỷ quyền hợp lệ. Hai việc này khác nhau, nên cần nói rõ khi nộp đơn tại toà.
Sau bao lâu thì toà trả lời đơn?
Luật quy định thời hạn ngắn cho việc phân công thẩm phán và xem xét đơn, tính bằng ngày làm việc. Thực tế thời gian có thể dài hơn nếu đơn phải sửa, đổi. Nếu quá lâu không nhận được thông báo nào, bạn nên đến toà hỏi, mang theo giấy xác nhận đã nộp đơn.
Đổi chỗ ở trong lúc chờ toà xem xét thì làm gì?
Báo ngay cho toà bằng văn bản, ghi rõ địa chỉ mới, số điện thoại và thư điện tử. Nếu không báo, văn bản tố tụng gửi tới địa chỉ cũ có thể vẫn được coi là đã tống đạt, và bạn có nguy cơ lỡ các thời hạn quan trọng của vụ án.