Trong vụ án hành chính, đương sự có quyền tự thu thập và giao nộp chứng cứ. Nhưng nhiều tài liệu quan trọng lại nằm ở nơi người dân không với tới: hồ sơ địa chính lưu ở cơ quan đăng ký đất đai, bản đồ cũ trong kho lưu trữ, biên bản của một cơ quan không phải bên bị kiện, hay lời khai của người làm chứng không muốn tự đến. Lúc đó, bạn có quyền đề nghị toà án thu thập chứng cứ.
Đây là công cụ mạnh nhưng phải dùng đúng cách. Đơn yêu cầu viết chung chung kiểu "đề nghị toà xác minh làm rõ" thường không đi đến đâu. Bài này giải thích toà có những biện pháp nào, khi nào nên dùng biện pháp nào, viết đơn sao cho thẩm phán chấp nhận, và chi phí phát sinh do ai chịu.
Điều kiện để toà thu thập chứng cứ thay bạn
Nguyên tắc chung của Luật Tố tụng hành chính là đương sự đã áp dụng các biện pháp cần thiết mà vẫn không tự thu thập được chứng cứ thì có quyền đề nghị toà án thu thập. Như vậy, trước khi viết đơn, bạn nên đã thử tự lấy: gửi văn bản đề nghị cơ quan cung cấp, đến trực tiếp nơi lưu trữ, nhờ người làm chứng viết tường trình.
Việc đã thử mà không được chính là lý do bạn ghi vào đơn. Ví dụ: "ngày… đã gửi đơn đề nghị cung cấp bản sao hồ sơ kê khai đăng ký đất năm… tới cơ quan…, đến nay chưa được trả lời" kèm bản sao đơn và giấy báo phát. Thẩm phán thấy bạn đã cố gắng và chứng cứ đó thực sự cần.
Ngoài trường hợp theo đề nghị của đương sự, thẩm phán cũng có thể tự tiến hành một số biện pháp thu thập chứng cứ khi xét thấy cần để giải quyết đúng vụ án, nhất là khi người bị kiện chưa cung cấp đủ hồ sơ. Nhưng đừng trông chờ vào điều đó. Người khởi kiện chủ động chỉ ra chứng cứ cần có sẽ định hướng việc thu thập theo hướng có lợi cho mình.
Các biện pháp toà có thể áp dụng và khi nào nên đề nghị
Luật Tố tụng hành chính liệt kê nhiều biện pháp thu thập chứng cứ. Bảng dưới gom những biện pháp hay dùng trong vụ án hành chính, kèm tình huống phù hợp.
| Biện pháp | Phù hợp khi | Lưu ý |
|---|---|---|
| Yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân cung cấp tài liệu | Tài liệu nằm ở cơ quan không phải người bị kiện: hồ sơ địa chính, sổ mục kê, hồ sơ cấp phép cũ | Ghi rõ tên tài liệu, nơi lưu giữ, khoảng thời gian |
| Xem xét, thẩm định tại chỗ | Tranh chấp về hiện trạng: ranh giới, diện tích, công trình, tài sản trên đất | Bạn nên có mặt để chỉ mốc giới, hiện trạng |
| Trưng cầu giám định | Cần ý kiến chuyên môn: chữ ký, ngày tháng tài liệu, chất lượng công trình, đo đạc kỹ thuật | Phát sinh chi phí giám định |
| Định giá tài sản | Có yêu cầu bồi thường mà giá trị tài sản bị tranh chấp | Thường do hội đồng định giá thực hiện, có chi phí |
| Lấy lời khai người làm chứng | Có người biết sự việc nhưng không tự nguyện tường trình | Ghi rõ họ tên, địa chỉ, người đó biết gì |
| Đối chất | Lời khai các bên mâu thuẫn ở điểm quan trọng | Chỉ nên đề nghị khi mâu thuẫn ảnh hưởng tới kết quả |
Đề nghị đúng biện pháp cho đúng câu hỏi. Tranh chấp về ranh giới thì xem xét tại chỗ hữu ích hơn trưng cầu giám định; nghi ngờ tài liệu ghi lùi ngày thì giám định mới trả lời được.
Viết đơn đề nghị toà thu thập chứng cứ
Không có "mẫu chuẩn" bắt buộc phải dùng; điều quan trọng là đơn có đủ các nội dung toà cần để ra quyết định. Bố cục gợi ý:
- Phần đầu: tên toà đang giải quyết, số thụ lý vụ án, họ tên và tư cách tố tụng của bạn.
- Vấn đề cần chứng minh: nói một câu rõ ràng, ví dụ "chứng minh thửa đất đã được kê khai đăng ký từ trước khi có quyết định thu hồi".
- Chứng cứ cần thu thập: tên tài liệu cụ thể hoặc người cần lấy lời khai, nội dung cần làm rõ.
- Nơi đang lưu giữ: tên cơ quan, tổ chức, cá nhân đang giữ, địa chỉ nếu biết.
- Lý do tự mình không thu thập được: những việc bạn đã làm, kết quả, kèm bản sao văn bản đã gửi.
- Biện pháp đề nghị: yêu cầu cung cấp, xem xét tại chỗ, giám định, định giá…
- Cam kết tạm ứng chi phí nếu biện pháp đề nghị có phát sinh chi phí.
- Ngày tháng, chữ ký, danh mục tài liệu kèm theo.
Mỗi đơn nên tập trung vào một nhóm chứng cứ có cùng mục đích. Gộp mười yêu cầu khác nhau vào một đơn dễ khiến thẩm phán chỉ chấp nhận một phần hoặc yêu cầu bạn làm rõ lại.
Chi phí phát sinh và ai phải chịu
Ai tạm ứng. Theo nguyên tắc chung, đương sự đề nghị áp dụng biện pháp có chi phí như giám định, định giá, xem xét tại chỗ thì tạm ứng chi phí. Nếu toà tự quyết định áp dụng, việc tạm ứng do toà xác định theo luật.
Ai chịu cuối cùng. Thường xác định theo kết quả: nếu kết quả chứng minh yêu cầu của bạn có căn cứ, bên còn lại có thể phải chịu chi phí; nếu không, bạn chịu. Bản án hoặc quyết định sẽ ghi rõ.
Không tạm ứng thì sao. Không nộp tạm ứng đúng hạn, biện pháp có thể không được thực hiện, và bạn chịu hậu quả của việc thiếu chứng cứ đó. Nếu khó khăn, trình bày bằng văn bản và hỏi về trường hợp được miễn theo quy định.
Chi phí không phải giá dịch vụ. Các khoản này do tổ chức giám định, hội đồng định giá hoặc quy định về chi phí tố tụng xác định. Bài không ghi số tiền vì phụ thuộc loại việc, địa bàn và văn bản hiện hành.
Xem xét, thẩm định tại chỗ: buổi bạn không nên vắng
Trong vụ việc đất đai, công trình, xem xét tại chỗ thường là biện pháp quyết định. Thẩm phán cùng thư ký, đại diện các bên, đôi khi có cán bộ địa chính và người đo đạc, đến tận nơi để ghi nhận hiện trạng: mốc giới, diện tích thực tế, công trình, cây trồng, lối đi.
Bạn nên có mặt và chuẩn bị trước: các mốc giới mình biết, giấy tờ cũ có sơ đồ, ảnh chụp hiện trạng các thời kỳ nếu có. Khi đoàn đo đạc, quan sát kỹ điểm đặt máy, các mốc được chọn, và nêu ý kiến ngay nếu thấy chọn sai mốc. Cuối buổi, biên bản xem xét tại chỗ được lập; đọc kỹ, yêu cầu ghi bổ sung những gì bạn cho là chưa đúng trước khi ký.
Nếu biện pháp này cần sự phối hợp của chính quyền cấp xã hoặc người sử dụng đất liền kề, toà sẽ thông báo. Bạn không tự ý dời mốc, rào chắn hay thay đổi hiện trạng trước buổi xem xét, vì việc đó làm mất giá trị chứng cứ và có thể gây bất lợi cho chính bạn.
Ví dụ giả định: sổ mục kê cũ trả lời câu hỏi then chốt
Ví dụ giả định: một hộ gia đình ở Quảng Ngãi kiện quyết định thu hồi đất, trong đó phần diện tích ao được xác định là đất công do xã quản lý nên không được bồi thường. Gia đình cho rằng ao đã được ông bà khai phá, sử dụng ổn định và có tên trong sổ sách địa chính từ nhiều thập kỷ trước.
Gia đình đã gửi văn bản đề nghị cơ quan lưu trữ hồ sơ địa chính cung cấp bản trích sổ mục kê và bản đồ địa chính cũ, nhưng được trả lời chỉ cung cấp cho cơ quan nhà nước hoặc theo yêu cầu của toà. Họ làm đơn đề nghị toà thu thập, ghi rõ: tên tài liệu, thời kỳ đo vẽ, thửa đất cần trích, nơi đang lưu giữ, kèm văn bản trả lời của cơ quan lưu trữ làm chứng cứ đã cố gắng tự thu thập.
Toà chấp nhận và ra văn bản yêu cầu cung cấp. Tài liệu được giao nộp cho thấy thửa ao từng được ghi tên người sử dụng là ông của người khởi kiện. Từ đây, câu hỏi tại phiên toà chuyển sang việc cơ quan bị kiện căn cứ vào đâu để xác định là đất công. Một tờ trích lục cũ, do toà thu thập, đã làm đổi trọng tâm vụ án.
Sau khi toà ra văn bản yêu cầu: theo dõi đến khi có kết quả
Toà chấp nhận đơn chưa có nghĩa là tài liệu sẽ tự đến. Văn bản yêu cầu được gửi tới cơ quan đang lưu giữ, kèm thời hạn cung cấp theo luật. Bạn nên hỏi thư ký số và ngày của văn bản yêu cầu để theo dõi.
Khi hết thời hạn mà chưa có kết quả, bạn có thể đề nghị toà nhắc lại hoặc áp dụng biện pháp khác như xác minh trực tiếp tại nơi lưu trữ. Khi tài liệu về, đề nghị được tiếp cận và sao chụp ngay, đọc kỹ xem nó có trả lời đúng câu hỏi mình đặt ra không. Nếu tài liệu mới làm nảy sinh câu hỏi khác, ví dụ cho thấy có một văn bản trung gian chưa ai biết tới, bạn có thể làm đơn đề nghị tiếp, vẫn với nguyên tắc cụ thể và có lý do. Lưu bản sao mọi văn bản qua lại trong bìa hồ sơ, xếp theo ngày, để khi tranh luận tại phiên toà bạn chỉ ra được ngay chứng cứ nào do toà thu thập và từ đâu.
Lý do đơn yêu cầu hay bị bác hoặc không có kết quả
Không phải đơn yêu cầu nào cũng được chấp nhận. Những lý do thường gặp:
- Chứng cứ đề nghị thu thập không liên quan tới vấn đề cần giải quyết trong vụ án.
- Đơn không nêu được tài liệu cụ thể hay nơi lưu giữ, chỉ yêu cầu "xác minh làm rõ toàn bộ".
- Bạn chưa thể hiện đã cố gắng tự thu thập, trong khi tài liệu đó bạn hoàn toàn có thể xin được.
- Chứng cứ đã có trong hồ sơ, chỉ là bạn chưa tiếp cận đầy đủ.
- Đề nghị đưa ra quá muộn, khi vụ án đã ở giai đoạn sát phiên toà, mà không có lý do chính đáng.
- Cơ quan được yêu cầu trả lời rằng tài liệu không còn lưu giữ, đã thất lạc hoặc chưa từng tồn tại.
Trường hợp cuối cùng không phải thất bại hoàn toàn: văn bản trả lời của cơ quan cũng là chứng cứ. Nếu quyết định bị kiện viện dẫn một tài liệu mà cơ quan lưu trữ xác nhận không tồn tại, đó là điểm đáng giá khi tranh luận.
Câu hỏi thường gặp
Toà có bắt buộc phải chấp nhận đơn yêu cầu thu thập chứng cứ không?
Không. Thẩm phán xem xét đơn có căn cứ không, chứng cứ có liên quan và cần thiết không. Nếu không chấp nhận, toà thường thông báo lý do. Bạn có thể nêu lại đề nghị tại phiên toà để hội đồng xét xử xem xét.
Có thể đề nghị toà thu thập chứng cứ tại phiên toà không?
Có thể, nhưng muộn. Hội đồng xét xử có thể hoãn phiên toà để thu thập nếu thấy cần thiết, hoặc không chấp nhận. Đề nghị sớm trong giai đoạn chuẩn bị xét xử luôn có lợi hơn.
Người làm chứng không muốn ra toà thì sao?
Toà có thể triệu tập người làm chứng. Người được triệu tập hợp lệ có nghĩa vụ có mặt theo luật, trừ lý do chính đáng. Bạn nên cung cấp họ tên, địa chỉ chính xác và nêu cụ thể người đó biết điều gì.
Tự quay video, chụp ảnh hiện trường có được coi là chứng cứ không?
Được, nếu bạn nêu rõ xuất xứ: ai quay, quay lúc nào, ở đâu, và bản gốc còn lưu. Vi bằng do thừa phát lại lập là một cách tăng độ tin cậy. Ảnh, video nên nộp kèm văn bản mô tả.
Kết quả giám định bất lợi thì có yêu cầu giám định lại được không?
Luật có quy định về giám định bổ sung và giám định lại khi có căn cứ, như kết luận chưa rõ, chưa đầy đủ hoặc có vi phạm thủ tục. Bạn cần nêu cụ thể điểm nào của kết luận không thuyết phục, không chỉ vì kết quả bất lợi.
Cơ quan khác được toà yêu cầu mà không cung cấp thì có chế tài không?
Luật quy định trách nhiệm cung cấp tài liệu khi toà yêu cầu và có cơ chế xử lý khi không chấp hành. Bạn đề nghị toà áp dụng theo thẩm quyền; việc cơ quan không cung cấp cũng được ghi nhận vào hồ sơ.