Vi bằng là văn bản do thừa phát lại lập, ghi nhận sự kiện, hành vi có thật mà thừa phát lại trực tiếp chứng kiến; nó là nguồn chứng cứ để toà án xem xét khi giải quyết vụ việc. Trong bối cảnh thu hồi đất, vi bằng được dùng phổ biến nhất để ghi nhận hiện trạng nhà, công trình, cây cối, tài sản trước buổi cưỡng chế.
Vi bằng không phải lá chắn chống cưỡng chế và không thay thế biên bản kiểm đếm. Nó hữu ích khi gia đình dự tính sẽ khiếu nại, khởi kiện về số liệu kiểm đếm hoặc về thiệt hại tài sản, và cần một bằng chứng độc lập về những gì tồn tại trước khi mọi thứ bị dỡ bỏ. Bài này giúp bạn quyết định có cần lập không, lập lúc nào và ghi những gì.
Vi bằng là gì và giá trị đến đâu
Thừa phát lại là người được Nhà nước bổ nhiệm để làm một số công việc như tống đạt giấy tờ, lập vi bằng, xác minh điều kiện thi hành án. Khi lập vi bằng, thừa phát lại có mặt tại hiện trường, mô tả bằng chữ, chụp ảnh, quay phim những gì mắt thấy tai nghe, rồi ký và đóng dấu văn phòng. Văn phòng thừa phát lại là tổ chức hành nghề, người yêu cầu lập vi bằng thoả thuận chi phí với văn phòng.
Giá trị cốt lõi của vi bằng là tính độc lập: người ghi nhận không phải là bên có quyền lợi trong tranh chấp. Theo quy định hiện hành, vi bằng là nguồn chứng cứ để toà án xem xét, và cũng có thể được dùng làm căn cứ trong quan hệ với cơ quan, tổ chức khác. Tuy vậy, vi bằng không thay thế văn bản công chứng, chứng thực, và không tự nó chứng minh quyền sử dụng đất hay quyền sở hữu tài sản; nó chỉ chứng minh tại thời điểm đó, ở nơi đó, có những thứ như được mô tả.
Nói cách khác, vi bằng ghi được "trên đất có một nhà mái ngói ba gian, một giếng khoan, một hàng cây ăn quả", nhưng không xác nhận được nhà đó xây năm nào, có phép hay không, hay ai là chủ hợp pháp. Những câu hỏi đó vẫn cần giấy tờ khác.
Giới hạn quan trọng: vi bằng không ghi được mọi thứ
Không ghi nhận hành vi của người đang thi hành công vụ. Quy định hiện hành về thừa phát lại có danh sách các trường hợp không được lập vi bằng, trong đó có việc ghi nhận sự kiện, hành vi của cán bộ, công chức, viên chức, lực lượng vũ trang đang thi hành công vụ. Vì vậy, đừng kỳ vọng mời thừa phát lại đến "ghi lại buổi cưỡng chế". Bạn hỏi văn phòng thừa phát lại để biết phạm vi chính xác.
Không xâm phạm đời tư, bí mật của người khác. Thừa phát lại không ghi nhận những gì xâm phạm quyền riêng tư của người khác, ví dụ quay vào nhà hàng xóm.
Không thay biên bản kiểm đếm. Biên bản kiểm đếm do tổ chức làm nhiệm vụ bồi thường lập mới là căn cứ trực tiếp để tính bồi thường. Vi bằng chỉ là chứng cứ để đề nghị kiểm tra lại hoặc để chứng minh khi tranh chấp.
Không làm dừng thủ tục. Việc gia đình đang lập vi bằng không phải lý do để hoãn kiểm đếm hay cưỡng chế.
Thời điểm lập vi bằng: lúc nào có ích nhất
Cùng một vi bằng, lập đúng lúc có giá trị hơn nhiều so với lập muộn. Bảng dưới gợi ý các thời điểm hợp lý:
| Thời điểm | Ghi nhận gì | Dùng để làm gì |
|---|---|---|
| Ngay sau khi nhận thông báo thu hồi, trước kiểm đếm | Toàn bộ hiện trạng đất, nhà, công trình, cây cối | Đối chiếu với biên bản kiểm đếm sau này |
| Sau kiểm đếm, khi phát hiện bỏ sót | Các hạng mục bị bỏ sót trong biên bản | Kèm đơn đề nghị kiểm tra lại |
| Vài ngày trước buổi cưỡng chế | Hiện trạng tài sản còn trong nhà, tình trạng từng món có giá trị | Chứng minh khi có tranh chấp về mất mát, hư hỏng |
| Sau khi nhận lại tài sản | Tình trạng tài sản lúc nhận lại | So với vi bằng trước cưỡng chế để chỉ ra thiệt hại |
| Khi công trình liền kề bị ảnh hưởng | Vết nứt, lún ở phần nhà không bị thu hồi | Yêu cầu xử lý thiệt hại do thi công, tháo dỡ |
Lập vi bằng vào chính ngày cưỡng chế thường không phải lựa chọn tốt: hiện trường đông người, thừa phát lại không được ghi hành vi của người thi hành công vụ, và mọi thứ đang thay đổi. Chuẩn bị từ trước là cách hiệu quả nhất.
Các bước yêu cầu lập vi bằng
Thủ tục cụ thể mỗi văn phòng thừa phát lại có thể khác chút ít, nhưng nhìn chung gồm:
- Tìm văn phòng thừa phát lại đang hoạt động; hỏi Sở Tư pháp nơi có đất nếu không biết văn phòng nào phục vụ địa bàn.
- Trình bày mục đích: ghi nhận hiện trạng nhà đất, tài sản trước thu hồi. Mang theo giấy tờ tuỳ thân và giấy tờ chứng minh bạn có liên quan đến tài sản.
- Ký thoả thuận lập vi bằng, trong đó ghi nội dung cần ghi nhận, thời gian, địa điểm, chi phí do hai bên thoả thuận.
- Có mặt cùng thừa phát lại tại hiện trường, dẫn đi từng hạng mục, chỉ những điểm cần chú ý như năm xây, phần cơi nới, cây lâu năm.
- Nhận vi bằng kèm ảnh, video. Kiểm tra mô tả có khớp với thực tế không trước khi nhận.
Vi bằng sau khi lập được văn phòng thừa phát lại gửi tới cơ quan tư pháp địa phương để đăng ký theo quy định. Bạn giữ bản chính cẩn thận, làm thêm bản sao để kèm theo đơn từ.
Những gì nên đề nghị thừa phát lại mô tả
Mô tả càng cụ thể càng có giá trị. Trước khi thừa phát lại đến, chuẩn bị danh sách những điểm sau:
- Ranh giới thửa đất theo mốc thực địa, tường rào, cổng.
- Từng công trình: nhà chính, nhà phụ, bếp, chuồng trại, mái che, sân, giếng, bể nước; kết cấu, vật liệu, số tầng, tình trạng.
- Phần cơi nới, sửa chữa, kèm thời điểm nếu bạn có chứng cứ khác (hoá đơn vật liệu, ảnh cũ).
- Cây trồng: loại cây, số lượng, kích thước gốc, đang cho thu hoạch hay chưa.
- Tài sản trong nhà có giá trị: đồ điện tử, máy móc, đồ gỗ, hàng hoá.
- Những hư hỏng có sẵn, để sau này không bị nhầm là hư hỏng do cưỡng chế.
Ghi nhận cả hư hỏng có sẵn nghe có vẻ bất lợi, nhưng chính điều đó làm vi bằng đáng tin hơn: một văn bản chỉ toàn thứ có lợi cho người yêu cầu thường bị người giải quyết đánh giá thấp.
Những lỗi khiến vi bằng mất giá trị
Vi bằng chỉ có ích khi người giải quyết tin được nó. Một số lỗi thường gặp làm giảm giá trị của vi bằng:
- Lập quá muộn, khi hiện trạng đã thay đổi một phần, ví dụ sau khi gia đình đã tự tháo một số hạng mục; người giải quyết sẽ khó biết phần nào là nguyên trạng.
- Mô tả chung chung kiểu "nhiều cây ăn quả", "đồ đạc gia đình", không có số lượng, kích thước, vị trí.
- Ghi theo lời kể thay vì quan sát, ví dụ "theo chủ nhà, nhà xây từ lâu". Thừa phát lại chỉ ghi được những gì trực tiếp chứng kiến; lời kể của chủ nhà chỉ là lời kể.
- Không có ảnh, video đi kèm hoặc ảnh không thể hiện được vị trí trong tổng thể thửa đất.
- Mâu thuẫn với chứng cứ khác của chính gia đình, ví dụ vi bằng ghi một số lượng cây khác với danh sách gia đình đã gửi trước đó mà không giải thích.
- Lập ở phần đất không thuộc diện thu hồi hoặc lấn sang đất người khác, gây tranh cãi về phạm vi.
Trước khi nhận vi bằng, đọc kỹ phần mô tả và đối chiếu với thực tế. Nếu thấy chỗ chưa chính xác, đề nghị thừa phát lại điều chỉnh ngay khi còn ở hiện trường hoặc trước khi hoàn tất.
Ví dụ giả định: vi bằng giúp bổ sung hạng mục bị bỏ sót
Một hộ ở Vĩnh Long có vườn cây ăn quả và một dãy chuồng trại phía sau nhà. Biết đất nằm trong diện thu hồi, gia đình mời thừa phát lại lập vi bằng ngay sau khi nhận thông báo, ghi rõ số gốc cây theo từng loại, đường kính gốc, dãy chuồng trại với kết cấu và kích thước. Vài tuần sau, biên bản kiểm đếm của tổ chức làm nhiệm vụ bồi thường ghi thiếu một phần dãy chuồng và một hàng cây ở góc vườn.
Gia đình gửi đơn đề nghị kiểm tra lại, kèm bản sao vi bằng và ảnh. Vì vi bằng được lập trước kiểm đếm, do người độc lập ghi nhận, mô tả cụ thể và có ảnh, tổ chức làm nhiệm vụ bồi thường có căn cứ để xuống kiểm tra lại và bổ sung trước khi lập phương án. Nếu không có vi bằng, gia đình vẫn có thể đề nghị, nhưng sẽ phải dựa vào lời kể và ảnh tự chụp, dễ bị cho là bổ sung sau.
Ví dụ này không có nghĩa vi bằng luôn dẫn tới kết quả có lợi. Nó chỉ cho thấy giá trị lớn nhất của vi bằng là thời điểm: được lập trước khi có tranh chấp.
Không lập vi bằng thì tự lưu chứng cứ thế nào
Vi bằng không bắt buộc. Nhiều gia đình không có điều kiện mời thừa phát lại vẫn giữ được chứng cứ tốt bằng cách tự làm cẩn thận. Quay video đi quanh nhà, có âm thanh mô tả, quay toàn cảnh rồi cận cảnh từng hạng mục; không cắt ghép, giữ nguyên tệp gốc từ điện thoại vì tệp gốc lưu thông tin thời gian. Gửi bản sao vào một nơi lưu trữ khác ngay trong ngày.
Lập danh sách tài sản có ngày tháng, chủ hộ ký, mời một hai hàng xóm hoặc trưởng thôn, tổ trưởng dân phố chứng kiến và cùng ký. Gửi một bản danh sách kèm ảnh cho tổ chức làm nhiệm vụ bồi thường bằng văn bản có dấu nhận. Khi đó, bộ chứng cứ của bạn không chỉ nằm trong máy mà đã được cơ quan nhận, khó bị cho là dựng lại sau.
Những chứng cứ tự lập có giá trị thấp hơn vi bằng về tính độc lập, nhưng khi được lập sớm, nhất quán và có người chứng kiến, chúng vẫn là căn cứ đáng kể trong khiếu nại và khởi kiện.
Câu hỏi thường gặp
Có mời thừa phát lại ghi lại buổi cưỡng chế được không?
Quy định hiện hành về thừa phát lại không cho lập vi bằng ghi nhận hành vi của cán bộ, công chức, lực lượng vũ trang đang thi hành công vụ. Vì vậy vi bằng nên lập trước buổi cưỡng chế để ghi hiện trạng tài sản, hoặc sau đó để ghi tình trạng tài sản nhận lại.
Vi bằng có chứng minh được nhà xây trước thời điểm nào không?
Vi bằng chỉ ghi nhận hiện trạng tại thời điểm lập. Muốn chứng minh nhà xây trước một mốc nào đó, bạn cần giấy tờ khác như giấy phép xây dựng, ảnh cũ, hoá đơn vật liệu, xác nhận của chính quyền hoặc người làm chứng.
Chi phí lập vi bằng bao nhiêu?
Chi phí lập vi bằng do người yêu cầu và văn phòng thừa phát lại thoả thuận, phụ thuộc vào phạm vi ghi nhận, thời gian, quãng đường. Nên hỏi nhiều văn phòng và thống nhất rõ bằng văn bản trước khi lập.
Vi bằng có buộc cơ quan phải kiểm đếm lại không?
Không tự động buộc. Vi bằng là chứng cứ để bạn kèm theo đơn đề nghị kiểm tra lại hoặc đơn khiếu nại. Cơ quan giải quyết sẽ xem xét cùng các tài liệu khác. Giá trị của nó nằm ở việc giúp đơn của bạn có căn cứ độc lập.
Tự quay video hiện trạng có được toà chấp nhận không?
Dữ liệu điện tử như video, ảnh có thể là nguồn chứng cứ nếu xác định được nguồn gốc và tính toàn vẹn. Nên giữ nguyên tệp gốc, không chỉnh sửa, ghi rõ ai quay, quay lúc nào, và nộp kèm văn bản trình bày về nguồn gốc tệp.
Nên lập vi bằng trước hay sau kiểm đếm?
Lý tưởng là trước kiểm đếm, để có căn cứ đối chiếu biên bản kiểm đếm. Nếu đã kiểm đếm xong mới phát hiện bỏ sót, lập vi bằng cho các hạng mục đó trước khi phương án bồi thường được phê duyệt và trước buổi cưỡng chế.