Một câu hỏi rất hay gặp của người dân kiện chính quyền: nếu cơ quan bị kiện cứ vắng mặt thì vụ án có bị kéo dài mãi không? Câu trả lời ngắn là không. Luật Tố tụng hành chính có quy tắc rõ về uỷ quyền của người bị kiện, về hoãn phiên toà khi vắng mặt lần đầu và xét xử vắng mặt khi đã được triệu tập hợp lệ lần thứ hai.
Bài này giải thích các quy tắc đó theo nguyên lý chung, phân biệt vắng mặt ở buổi đối thoại với vắng mặt ở phiên toà, và nói cả chiều ngược lại: người khởi kiện vắng mặt thì hậu quả ra sao. Chiều này quan trọng không kém, vì nhiều vụ bị đình chỉ chỉ vì người khởi kiện tưởng vắng một buổi không sao.
Ai là người bị kiện và họ được uỷ quyền cho ai
Người bị kiện có thể là cơ quan (ví dụ UBND xã) hoặc người có thẩm quyền (ví dụ Chủ tịch UBND xã), tuỳ quyết định hành chính do ai ban hành. Phân biệt này ảnh hưởng tới việc ai phải tham gia tố tụng.
Theo Luật Tố tụng hành chính, khi người bị kiện là cơ quan, tổ chức hoặc người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì chỉ được uỷ quyền cho cấp phó. Người được uỷ quyền phải tham gia toàn bộ quá trình giải quyết vụ án và có đầy đủ quyền, nghĩa vụ của người bị kiện trong phạm vi uỷ quyền. Như vậy một chủ tịch UBND không thể uỷ quyền cho một cán bộ chuyên môn đi thay ở toà; người đi thay phải là phó chủ tịch.
Ngoài người đại diện, người bị kiện còn có thể có người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp, như luật sư hoặc cán bộ pháp chế được cử. Những người này hỗ trợ về pháp lý nhưng không thay được người đại diện trong việc cam kết sửa, huỷ quyết định.
Khi thấy người đến toà phía bị kiện không đúng tư cách, bạn có quyền nêu ý kiến với thẩm phán để được ghi nhận. Điều này đặc biệt quan trọng ở buổi đối thoại, vì người không có thẩm quyền thì không thể cam kết gì.
Vắng mặt ở từng giai đoạn: hậu quả theo nguyên tắc chung
Bảng tóm lược các tình huống vắng mặt thường gặp. Chi tiết và ngoại lệ nằm trong Luật Tố tụng hành chính; bạn đối chiếu văn bản hiện hành.
| Giai đoạn | Người bị kiện vắng | Người khởi kiện vắng |
|---|---|---|
| Phiên họp kiểm tra chứng cứ và đối thoại | Thẩm phán lập biên bản, có thể triệu tập lại; vắng nhiều lần dù đã triệu tập hợp lệ thì không tiến hành đối thoại, vụ án đi tiếp | Tương tự; người khởi kiện mất cơ hội trình bày và nghe phía bị kiện |
| Phiên toà, triệu tập hợp lệ lần thứ nhất | Phiên toà thường bị hoãn, trừ khi người bị kiện có đơn đề nghị xét xử vắng mặt | Phiên toà thường bị hoãn, trừ khi có đơn đề nghị xét xử vắng mặt |
| Phiên toà, triệu tập hợp lệ lần thứ hai | Toà tiến hành xét xử vắng mặt người bị kiện | Vắng không có lý do chính đáng và không có người đại diện thì bị coi như từ bỏ việc khởi kiện, toà đình chỉ giải quyết đối với yêu cầu của người đó |
| Vắng vì lý do bất khả kháng, trở ngại khách quan | Toà có thể hoãn phiên toà | Toà có thể hoãn phiên toà; cần chứng minh lý do |
Cột bên phải là phần người khởi kiện cần thuộc lòng. Vắng mặt lần hai không có lý do chính đáng có thể khiến vụ án bị đình chỉ, trong khi thời hiệu để khởi kiện lại rất có thể đã hết. Còn với người bị kiện, quy tắc xét xử vắng mặt ở lần thứ hai là lý do khiến vụ án không thể bị kéo dài vô thời hạn chỉ vì một bên không đến; người khởi kiện chỉ cần kiên nhẫn đi hết hai lần triệu tập và giữ hồ sơ chắc tay.
Triệu tập hợp lệ nghĩa là gì
Hậu quả của việc vắng mặt chỉ phát sinh khi người đó đã được triệu tập hợp lệ. Triệu tập hợp lệ là khi giấy triệu tập được tống đạt đúng cách theo luật: giao trực tiếp, qua bưu chính có xác nhận, qua người thân thích hoặc chính quyền cấp xã nơi cư trú trong các trường hợp luật cho phép, hoặc niêm yết công khai khi không tống đạt trực tiếp được, và đủ thời gian trước ngày mở phiên.
Với người khởi kiện, điều này có nghĩa là bạn phải cập nhật địa chỉ với toà khi chuyển chỗ ở. Giấy triệu tập gửi tới địa chỉ cũ bạn đã khai, được niêm yết đúng thủ tục, vẫn có thể được coi là hợp lệ. Nhiều người mất quyền vì đi làm xa, không nhận được giấy mà toà vẫn coi là đã triệu tập.
Với người bị kiện là cơ quan nhà nước, việc tống đạt thường thuận lợi vì có trụ sở cố định. Sau sắp xếp đơn vị hành chính năm 2025, nếu cơ quan ra quyết định đã sáp nhập hoặc chuyển giao chức năng, toà sẽ xác định cơ quan kế thừa để triệu tập. Bạn nên chủ động thông báo cho toà nếu biết cơ quan bị kiện đã thay đổi.
Bạn làm gì khi phía bị kiện liên tục vắng mặt
Đề nghị ghi nhận vào biên bản. Mỗi lần người bị kiện vắng, đề nghị biên bản ghi rõ đã triệu tập hợp lệ chưa và lý do vắng nếu có.
Yêu cầu toà tiếp tục giải quyết. Không để vụ án đứng yên. Đề nghị thẩm phán đưa vụ án ra xét xử khi đủ điều kiện, vì luật cho phép xét xử vắng mặt người bị kiện ở lần triệu tập hợp lệ thứ hai.
Chuẩn bị chứng cứ đầy đủ. Khi xét xử vắng mặt người bị kiện, hội đồng xét xử vẫn đánh giá dựa trên hồ sơ. Việc người bị kiện vắng không tự động làm bạn thắng; bạn vẫn phải chứng minh yêu cầu có căn cứ.
Đề nghị toà kiến nghị theo thẩm quyền. Việc cơ quan nhà nước không tham gia tố tụng có thể được toà kiến nghị với cơ quan cấp trên hoặc cơ quan có thẩm quyền. Bạn có thể nêu đề nghị này, nhưng quyết định là của toà.
Giữ bình tĩnh và đi đúng kênh. Không tự tìm đến trụ sở cơ quan để gây áp lực. Mọi phản ánh nên đi qua toà hoặc bằng văn bản gửi cơ quan cấp trên.
Ví dụ giả định: hai lần hoãn và một bản án vắng mặt
Ví dụ giả định: một chủ cửa hàng ở Ninh Bình kiện quyết định của Chủ tịch UBND xã buộc dỡ bỏ mái hiên lấn ra vỉa hè. Phía bị kiện uỷ quyền cho phó chủ tịch xã. Ở phiên họp đối thoại, người được uỷ quyền vắng mặt vì bận công tác, có gửi văn bản; thẩm phán ghi nhận và tổ chức lại. Lần thứ hai cũng không ai đến, không có lý do; việc đối thoại không tiến hành được, thẩm phán chuyển sang các bước tiếp theo.
Phiên toà mở lần đầu, phía bị kiện tiếp tục vắng mặt, không có đơn đề nghị xét xử vắng mặt. Hội đồng xét xử hoãn phiên toà. Ở lần triệu tập hợp lệ thứ hai, người bị kiện vẫn vắng, toà tiến hành xét xử vắng mặt.
Điều đáng chú ý là bản án sau đó không tự động chấp nhận toàn bộ yêu cầu. Hội đồng xét xử xem xét hồ sơ: quyết định có đúng thẩm quyền, đúng trình tự không, phần mái hiên có thực sự lấn ra phần đất công không. Người khởi kiện thắng ở phần trình tự vì hồ sơ thiếu biên bản xác minh hiện trạng, chứ không phải vì bên kia vắng mặt. Vắng mặt chỉ làm phía bị kiện mất cơ hội giải thích lỗ hổng đó.
Khi chính bạn không thể có mặt
Ốm đau, công tác xa, việc gia đình đột xuất đều có thể xảy ra. Cách xử lý đúng giúp bạn không mất quyền.
- Báo cho toà sớm nhất có thể, bằng văn bản, nêu lý do và kèm chứng cứ (giấy viện, giấy xác nhận công tác…).
- Nếu biết trước sẽ vắng lâu, cân nhắc uỷ quyền cho người đại diện tham gia tố tụng. Giấy uỷ quyền phải đúng hình thức, ghi rõ phạm vi.
- Nếu muốn toà vẫn xử mà mình không có mặt, gửi đơn đề nghị xét xử vắng mặt kèm bản trình bày ý kiến đầy đủ.
- Theo dõi thông báo của toà sau đó: ngày mở lại phiên toà, quyết định hoãn, để không vắng tiếp lần sau.
- Nếu đã bị đình chỉ vì vắng mặt mà bạn có lý do chính đáng chưa kịp báo, xem ngay quyền kháng cáo quyết định đình chỉ trong thời hạn luật định.
Lý do chính đáng phải có giấy tờ chứng minh. "Bận việc" hay "quên" không được coi là lý do chính đáng.
Vắng mặt ở buổi đối thoại có ảnh hưởng tới phiên toà không
Vắng mặt ở buổi đối thoại không dẫn tới hậu quả nặng như vắng mặt lần hai ở phiên toà, nhưng không phải không có ảnh hưởng. Với người bị kiện, việc cố ý vắng mặt nhiều lần được ghi vào biên bản, và hội đồng xét xử có thể xem đó như một dữ kiện khi đánh giá thái độ hợp tác, nhất là khi họ cũng không nộp tài liệu theo yêu cầu.
Với người khởi kiện, vắng buổi đối thoại là bỏ lỡ cơ hội nghe trực tiếp lập luận của bên kia, chất vấn và đề nghị ghi nhận những điểm họ thừa nhận. Khi ra phiên toà, bạn sẽ ở thế bị động hơn so với người đã đi trọn các bước chuẩn bị.
Ngoài ra, nếu người khởi kiện được triệu tập hợp lệ nhiều lần mà không đến các buổi làm việc của toà, không có lý do, thẩm phán có thể đánh giá người đó không còn thực sự theo đuổi yêu cầu. Giữ liên lạc với thư ký và có mặt đầy đủ là cách đơn giản nhất để vụ án đi đúng hướng.
Câu hỏi thường gặp
Chủ tịch UBND xã có bắt buộc phải tự đến toà không?
Không bắt buộc tự đến nếu đã uỷ quyền hợp lệ cho cấp phó. Người được uỷ quyền phải tham gia suốt quá trình giải quyết vụ án và có đầy đủ quyền, nghĩa vụ trong phạm vi uỷ quyền.
Xét xử vắng mặt người bị kiện thì bạn có chắc thắng không?
Không. Hội đồng xét xử vẫn đánh giá tính hợp pháp của quyết định dựa trên hồ sơ và chứng cứ. Nếu hồ sơ cho thấy quyết định đúng luật, yêu cầu của bạn vẫn có thể bị bác dù bên kia vắng mặt.
Người khởi kiện bị đình chỉ vì vắng mặt có được kiện lại không?
Khả năng khởi kiện lại bị hạn chế bởi quy định về hậu quả đình chỉ và thời hiệu. Nếu bị đình chỉ, hãy xem ngay quyền kháng cáo quyết định đình chỉ thay vì tính chuyện nộp đơn mới.
Có được tham gia phiên toà qua trực tuyến không?
Việc tổ chức phiên toà trực tuyến được thực hiện theo quy định riêng và điều kiện của từng toà. Nếu có nhu cầu, bạn hỏi toà đang giải quyết vụ án xem có áp dụng được cho vụ của mình không.
Người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan vắng mặt thì sao?
Luật có quy tắc riêng cho người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan, theo hướng vắng mặt lần hai không lý do thì toà vẫn xét xử. Việc họ vắng mặt không làm vụ án dừng lại nếu đã triệu tập hợp lệ.
Chuyển nhà trong lúc vụ án đang giải quyết thì cần làm gì?
Gửi ngay văn bản cho toà thông báo địa chỉ mới và cách liên lạc. Nếu không báo, giấy triệu tập gửi tới địa chỉ cũ theo đúng thủ tục vẫn có thể được coi là hợp lệ, và bạn có thể bị coi là vắng mặt.